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  • 發行機關:考試院
  • 發行人:劉建忻
  • 創刊日期:2021年1月29日
  • 發行機關:考試院
  • 發行人:劉建忻
  • 創刊日期:2021年1月29日

第13期

探究用人機關參與公務人員考試選才機制

劉建忻 考試院秘書長
作者劉建忻秘書長

考試機關再怎麼努力,也不可能比用人機關更了解,在不同的工作現場、職務屬性、組織文化、區域特色下,究竟該用什麼樣的人才。

我國現行公務人員考選制度,具備一個極為罕見的特質:用人機關在選才過程中幾無參與角色。這相較於其他國家獨樹一格的做法,或有人自豪地認為這是源自於古代科舉的優良傳統;但參照各先進國家人事制度(請見國家人力資源論壇第12期「各國公務人員考選制度與變革」專題),排除用人機關參與選才,是否符合現代組織用人的合理邏輯?是否能篩選出最適合該機關的人才?非常值得我們細緻探究與深入討論。

用人機關最清楚自己的選才需求

我國初任文官的選才制度,是由考試院以中央集權模式,統一為全國大大小小的政府部門挑選人才。將考試權從行政權中切割獨立,是我國憲法特有的設計;人力資源部門與業務推動部門各自為政,這設計是否合宜,因涉及憲改議題,在此暫且不論。

惟儘管考試院為善盡憲法職責,多年來盡其所能持續改良考試規則,以滿足用人機關的需求,成效仍難盡如人意。持平而論,唯有用人機關才最瞭解機關的用人需求。中央與地方各級機關的業務領域各異其趣,且分處全國各地各有因地制宜的需求,所涉及的專業類別更是百百種;考試機關再怎麼努力,也不可能比用人機關更了解,在不同的工作現場、職務屬性、組織文化、區域特色下,究竟該用什麼樣的人才。

過去考試院也意識到這個問題,並試著進行改善,但體制及觀念上的綑綁是很大的阻力。考試院對人事制度的比較研究並不陌生,過去也有許多出國考察的機會,清楚知道其他國家的作法,多已授權各機關及地方政府有自行選才的空間,完全不同於我國的制度。但過去面對這個差異,大多僅建議強化實務命題、在訓練過程中嚴格淘汰,或以「外國制度未必適用於我國」自我解釋,不大敢輕易碰觸選才機制的結構變革。

如此雖有問題意識,卻限縮檢討的範圍,也使得以往的政策修正無法碰觸真正的核心議題。所以如果要認真改善考用不合的問題,還是必須先打開觀念的綑綁與束縛。

誠實面對現有選才機制的缺點

檢討考選機制,並不代表貶抑過去曾經通過考驗的人。事實上對多數優秀的公務人員而言,無論考試方式如何改變,都不會阻礙他們進入政府機關服務。探究這個議題的本意,是誠實面對考用落差的缺點,希望制度能更準確地辨識不適合公部門的人,並對適任者盡可能做到適才適所。

目前的選才模式大量採用筆試,筆試雖有客觀分數標準,但在實際效度上卻有其不足之處。因為除了基礎的專業知識,決定公務人員是否適任的因素還包括人格特質、工作態度、溝通與表達能力、解決問題的系統性思考能力等,這些都是筆試無法測驗出的素養。倚賴筆試的選才機制,容易讓部分只能靠著死背強記的人擠進窄門,導致「會考試不會做事」的批評。

而以錄取者的分數及志願作為分發依據,也值得檢討。之所以有學者以「雙盲」這種模式,是因為被分發人無法了解用人機關之需用條件與組織文化,選擇時的資訊不足;而用人機關則是完全無從挑選,只能祈禱分發進來的人不要太不適用且待得住,既期待又怕受傷害。其實各機關和單位的性質各異,就算是同一類科的職務,所需要的能力特質也可能各自不同。如果沒有口試或其他的篩選機制,經常會發生「沒有把對的人放在對的位置上」的情形。

國家選才機制不能原地踏步

我們的國考選才很類似以前的大學聯考:全國統一招考、筆試決定生死、分數決定分發。但臺灣推動教育改革,從十多年前開始推動多元入學方案,逐步嘗試把選才權還給各大學,因材施教,已有越來越多學生採用個人申請方式入學。現在,改變的必要性已迫在眉睫,因為大學入學方式已異於以往,教育的重點已從記憶能力轉向素養育成。採行108課綱的第一屆的學生,今年將從高中畢業進入大學,當他們幾年後走出社會參加國家考試時,會發現國家選才制度,竟還停留在上一個時代的聯考思維。

當教育體制的核心觀念都已經改變,國家選才制度還能原地踏步多久?考試院作為國家人力資源部門,誠實面對選才機制的缺點、有步驟地推動改革,是我們的責任。

提高用人機關選才過程中的角色扮演,掌握最後的決定權,學界長期以來不乏相關的討論,也提供了許多改革的建議。例如採用資格考建立候用名單,由各機關從名單中自行徵才;或以用人機關主導的口試為第二試,彌補全國統一筆試效度的不足;或者各類科超額錄取,再於實務訓練過程中汰除一定比例。這些做法各有不同的成本與效果,各自適用於不同的國考類別,但都可以提升選才的效果。

授權用人機關參與選才應做好配套

不過,政府選才制度是個嚴肅及敏感的議題,除了理想上的應然性,也必須思考政策上的可行性。必須做好完整的配套和充分的溝通,解除疑慮,才能鋪平改革的道路。

社會對用人機關參與選才的擔憂,必然會先聚焦如何防弊的問題,擔心機關自行選才容易出現黑箱與弊端。針對這個疑慮,我們首先應該理解,機關從資格名單中自行徵才的制度,在公部門中早已存在,例如目前各機關外補人力的機制,就是從其他機關自行甄選具有相當資格者;又例如專技人員轉任公職、律師轉任司法官,都是類似的公開甄選模式。這種模式不同於約聘或機要人員可自民間廣泛海選,而是從極少數已具備資格者當中,透過一定機制來挑選適用的人,行之有年,實在不必過度疑慮。

而這樣的方式賦予機關可有自己的判斷,針對特定職務的核心職能,廣泛審視應徵者的背景來做決定。這也是各國政府和民間機構在任用新人廣泛採用的做法,在決定用人之前一定會有面對面的互動;類似我國經常僅看筆試成績的做法,少之又少。

再者,也可以在制度中採取防弊的設計,例如提升甄選(試)的辦理機關層級、強化外部公正人士的參與、對相關人員若涉弊課以刑事、民事或行政責任,以降低破壞選才公正的可能性。適當的防弊機制除可強化社會的信任,也會卸除人事部門所面對的關說壓力,願意參與選才作業。當然任何制度都不可能天衣無縫,但防弊應該是手段而不是目標,就如同政府採購制度一樣,我們從來不會因為採購可能出現弊端,就沒收各機關採購的權限。

建構各機關選才的專業能力及公平機制

除了防弊的規範,另一個配套則是各機關選才的能力。長期以來各級政府倚賴國家統一選才分發,人事部門早已習慣成自然,未來是否願意承接選才的作業負擔?該如何建立一套公平、並專業的機制?如何培養辨識應徵者的發展潛力、並篩選出不適任者的能力?都是必須處理的配套議題。

人力甄補是一門專業。如果初任公務員的選擇真的能朝納入用人機關參與的方向來推動,考試院和行政院人事總處也必須扛起管理和輔導的責任,花些功夫對各機關人事部門進行溝通和教育訓練,並監督後續的執行。

任何制度變革的倡議,初始確實會受到現有體制與傳統觀念的綑綁。但永業制的文官制度,選錯人的成本是國家數十年的薪資和退休給付,代價非常高,所以選才制度當然好還要更好。國考制度曾經滿足過去的時代需求,也創造出一些好的效果,但在認真檢討它的優點及缺點之後,更需要追求精益求精,適度擴大用人機關參與選才,避免一試定終身和雙盲選擇,確實使國家考選用人更能做到適才也適所。