「沒人領取的紙本證書，如果不能銷毀，這樣是要保存多少年？為什麼不能發行電子證書？」
審計部在考試院2020年度的總決算審核報告中指出，有上萬張國家考試及格證書沒有被領取，有些已歷時幾十年，孤獨地躺在檔案室中。審計部要求考試院，就久未請領的考試及格紙本證書，提出管理及強化請領管控機制，並建議考慮引進電子數位儲存的功能。
這其實並不是什麼大問題，但卻意外點燃了第13屆考試院「數位轉型」的火種。新上任的團隊從這件事發現，考試院一直保持穩健且重視傳統的組織文化，但似乎也因此缺乏求新求變的動能，尤其在數位化的腳步上，落後行政院的地方還不少，亟需迎頭趕上。
資訊化的步伐相對緩慢，不只是組織文化，其實也受限於業務經費的不足。但很幸運地，第13屆考試院在組織法修正後，考試委員從19人減為9人，所減輕的人事費負擔，剛好為資訊業務的成長適時添加了柴火。於是考試院數位轉型的列車，就這樣啟動了！
數位轉型委員會動起來
為了提升數位服務與數位治理的品質，我們在2021年2月3日成立「考試院數位轉型委員會」，由院長擔任主任委員，領導跨院部會的數位策略，主要任務包括：建構院部會資訊安全聯防體系、國家考試電腦化、公務人力資料整合、國家考試及格證書數位化、資料開放共享、培訓公務人力數位素養等事項。
「開放的考試院」是第13屆團隊的運作精神，但「開放」兩個字可不是隨便說說，數位轉型委員會也沒有閉門造車，除納入二部一會首長、具備資訊專業的考試委員姚立德外，更力邀外部重量級專業成員加入，包含國家安全委員會負責資安的諮詢委員李漢銘、行政院主導資通業務的政務委員郭耀煌、有資訊背景的人事長蘇俊榮、蕃薯藤創辦人陳正然，以及兩位相關領域的學者，臺灣大學電機工程學系教授廖婉君、政治大學公共行政學系教授朱斌妤。
這樣的安排，就是為了加強與其他政府機關的專業連結，並積極汲取外部的實踐經驗和專業觀點。
2021年3月15日數位轉型委員會召開第1次會議
電子證書隨時隨地帶著走
在委員會的方針指引下，考試院積極展開各項數位轉型工程。首先最重要的工作就是將國家考試證書電子化。
在通過激烈的國家考試門檻後，大多數的應考人總是希望可以儘快取得及格證書，作為投入就業市場的重要能力證明。可是，傳統的紙本證書製作和發放流程通常耗時冗長，給應考人帶來許多不便與等待，日後的保管也相當令人困擾。
此外還有少數應考人，遲遲未領取紙本證書，造成上萬張的證書在考試院裡等待認領，不僅有保存和安全上的隱憂，也凸顯了傳統紙本存檔方式在數位時代的種種限制。
因此，考試院朝著「簡政便民」的目標，改變傳統紙本證書模式，於2022年8月1日推出「國家考試及格證書服務網」（https://mycert.exam.gov.tw），逐步推動證書電子化，將每年發放約5萬張的紙本證書轉換為電子化格式，具有防偽機制，提供方便的下載管道，大幅提升證書的可靠性和即時性。
考試及（合）格的應考人可以隨時使用電腦或行動裝置，進行身分驗證後，下載考試及格電子證書，不限時間與次數，隨時能重複下載或自行列印使用，免除了傳統紙本證書帶來的保管與遺失風險。
這些電子證書是以國際流通的PDF檔案格式發行，內含考試院數位簽章，不容易被偽造，驗證者只需以免費的PDF檢視軟體或掃描證書上的QR code，即可驗證證書真偽。而且請領電子證書的費用為每張100元，與原先紙本證書的500元費用相比，也減輕了應考人的經濟負擔。
2022年8月開始，我們先就部分考試及（合）格人員試辦電子證書，到了2023年，已全面實施發給電子證書，如果仍有紙本證書需求，還是可以另外申請。證書電子化後，從製證到發證流程平均減少15個工作日，不僅提升考試院便民服務的水準與品質，也解決了過去證書管理所帶來的管理成本問題，創造了「使用者存取便利、驗證者即時查驗、管理者優化管理」的三贏局面。經過不斷宣導，大家逐漸理解到電子證書的優點，到了2024年，請領紙本證書的比率已經大幅降低到27%左右。
數位轉型是考試院第13屆重中之重的任務，而將考試及格證書電子化便是轉型任務之一，這不僅僅是技術層面的升級，更是對傳統思維的深刻反思。在國家發展委員會的協助下，考試院勇敢創新，將紙本證書轉化為數位形式，並建立一個使民眾能在確保資訊安全及個人隱私的前提下，自主存取電子證書的平台。這一改革顯著提升了發證的效率和申辦的便捷性，強化了證書管理與驗證流程，也體現了考試院對環境永續的承諾。
2022年8月29日黃榮村院長發送第一批國家考試及格電子證書通知
未被領取的紙本證書總共多達10,907張，最古早的已經放了30年！ / 證書電子化後便利不占空間
公報電子化 查詢訂閱攏ㄟ通
「阿母！我考上了！今天放榜，網路上的考試院電子公報就有我的名字耶！」
過去《考試院公報》發行是以紙本為主，網站上公告的電子檔也只有PDF格式，不利於資料開放，要查詢內容相當不易；而所屬的考選部則自行發行公報，發行方式與頻率與考試院互異，造成民眾時常搞不清楚要到哪裡查找資料。為了解決前述問題，考試院整合所屬機關共同推動公報資訊網，希望藉由公報電子化，提升民眾知的權利。
「考試院公報資訊網」（https://gazette.exam.gov.tw）於2023年1月1日正式上線，翻轉過去「紙本為主，電子為輔」的時代，改為「電子為主，紙本為輔」，兩者同步發行，在網站提供電子版本，刊登內容包含法規、行政規則、人事命令、公告及送達、國家考試錄取名單、處分、特載、專載、轉載等資訊，紙本則維持少量發行。
《考試院公報》也因為電子化，得以提供更即時性的服務，由原本每個月發行2次，改為每週四發行，並可因應國家考試放榜、法規命令發布等時程而臨時出刊，以兼顧應考人的查榜需求。公報發行時，也會同步以電子郵件方式通知訂閱者，確保民眾可以即時獲取最新資訊。
為了進一步促進資料加值運用，各期公報亦以JSON開放資料格式提供下載，充分發揮資料的價值。這項數位化的轉變，不僅是政府與民眾之間的連結，也為民眾提供了更加便利、即時和透明的公報資訊服務。
《考試院公報》自2023年起改版並以電子版本同步發行
從習以為常到習以為常─電子公文更上手
在衡量政府行政效率上，公文處理時效具有關鍵性的角色。考試院過去便有推動線上簽核電子公文，但礙於系統介面操作不易、使用者接受度不高、部分公文文件過多不易操作等因素，所以推行的效果有限，大家還是習以為常地停留在大量的紙本公文作業。
黃榮村院長曾說：「推動數位化，是使用者習慣的問題，例如推動公文全面電子化等，假以時日就會習以為常。」
過去線上簽核公文之所以比率不高，原因之一在於「長官通常不用電腦看公文」，但自2021年起，黃院長率先支持線上簽核方式，鼓勵大家儘量採用電子公文，電子公文使用比率便比往年大幅提升至8成（如圖1）。與此同時，遇上COVID-19疫情高峰，導致分區、居家辦公需求急速擴增，好在大家已經熟悉電子公文的操作，所以考試院業務沒有因為疫情而減緩運作的速度。
為了讓電子公文操作更人性化，2022年考試院開發建置全新的公文管理系統，模擬實體公文的操作方式，整合介接人事差勤等行政系統，讓使用者更能無痛換軌使用電子公文。
公文電子化不僅節省大量紙張，有助於節能減碳，也加速了公文的處理速度，減少紙本公文的人工傳送及簽核作業時間，大幅提升考試院整體的行政效率，讓文件管理及調閱更加便利。
輕鬆順暢查法規
郭耀煌委員曾說：「數位轉型應該讓公務員變的比較輕鬆，不要讓同仁多一層負擔。」
考試院原本建置的全國人事法規釋例資料庫檢索系統，因年代久遠衍生資安疑慮，而且操作介面已經無法滿足現代的使用需求。為方便各界查詢考試院及所屬機關主管法規，我們在2023年1月1日重新建置「考試院主管法規查詢系統」（https://law.exam.gov.tw），採用法務部開發供各機關使用的法規系統，節省重複開發成本，同時以XML及JSON開放資料格式，對外開放法律、法規命令、行政規則、行政函釋和法規草案等約8,100筆資料，提高法規的公開透明度。
訴願服務更親民
為了提升訴願服務品質及保障人民權益，考試院也於2023年開始建置內網「訴願管理資訊系統」及外網「訴願服務網」（https://appeal.exam.gov.tw），將訴願業務數位化，提高案件辦理效率及減少人工處理時間，並提供民眾線上申請陳述意見、言詞辯論、閱覽卷宗等多元服務，民眾可隨時查詢訴願各類案件的辦理進度及訴願決定書內容，有效落實訴願程序公開透明及權益保障，提升為民服務的品質，確保人民權益。
考試院主管法規查詢系統 https://law.exam.gov.tw
考試院訴願服務網 https://appeal.exam.gov.tw
轉型基石─資安防護和人才培育
要成功推動數位轉型的工作，最重要的兩大必備基石，一個是資通安全防護及管理，另一個則是人才的培育。
考試院每月面對數千封的垃圾電子郵件及每日數十萬次的惡意攻擊，資安專責人員須戰戰兢兢，慎防任何資安威脅影響業務正常運作。
依照資通安全管理法的規範，考試院肩負資通安全管理的重責大任，因此和所屬機關進行資安聯防，從管理、技術及認知訓練面，不斷升級防護系統，並強化多項管理措施，共同維護機關維運的重要職責。
一、整合資安資源：在考試院共構機房基礎上，整合資安防護硬體資源，打造資通安全防護縱深架構，並統一透過資安檢測作業，提早發現考試院及所屬機關防護弱點，彼此進行情資交流與預警。
二、補實資安專職人力：鑑於資訊安全牽涉複雜技術和管理層面，對專業能力有更高的要求，近年在各機關首長的支持下，考試院及所屬機關依法規定應設置的資安專職人力皆已補實到位，確保專業能力符合法定標準。
三、強化人員資安應變能力：統籌辦理考試院及所屬機關資安事故處理教育訓練，增進資安事件應變能力和效率，確保在發生事件時能夠快速且有效地應對。
四、辦理所屬機關資安稽核：考試院依資通安全管理法邀請外部資安專家，定期對所屬機關進行資安稽核作業，提出資安改善作為，增強資安防禦能力。
除了強化資訊專長人員的能力，考試院也相當重視所有公務人員的數位能力培養。因應近年人工智慧的快速發展，尤其像是ChatGPT等生成式人工智慧，考試院也著手規劃許多相關訓練課程，讓同仁可以學習運用。在鼓勵同仁使用人工智慧服務的同時，也於2023年9月5日發布「考試院使用人工智慧注意事項」，讓同仁在運用時有所遵循，避免產生機敏資訊外洩或侵權等可能的風險。
同時，文官學院也開辦許多人工智慧相關課程，讓所有受訓人員一起跟上這股數位潮流，把學到的知識帶回各自的工作崗位，擴散運用！
與時俱進 勇敢丟棄傳統包袱
經過這4年的努力，考試院的數位轉型已澈底翻轉「以機關為本位」的工作模式！我們提供「以使用者為本位」的服務，將考試及格證書電子化、公報電子化，大幅改善電子公文操作流程，重新建置法規查詢系統，並完成訴願業務數位化與資安升級。除此之外，其它重要成果還包括：擴大推動國家考試電腦化實施的範圍；成立考銓資料研究中心，對於公務人力資料進行加值運用；落實開放資料政策等。
數位轉型不僅為考試院解決了長期以來的問題，更指引了未來發展的方向，它證明了即使是一個老機關、有許許多多的傳統包袱，也能透過創新和改變，靈活適應這個快速變化的時代。
展望未來，數位轉型仍將是因應時代需求的關鍵工具與思想觀念，考試院會繼續秉持積極與開放的態度，探索數位化的應用，與時俱進，滿足民眾期待與社會需求，提供更優質、更便利的服務。
*本文協作人員：考試院考選處林永銘科長（時任）、編研中心呂美琴秘書、法規委員會高碧鴻專員。
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全稱簡稱對照表
《老機關，新氣象：考試院2020-2024》專書