臺灣生育率長期低迷，老年人口比率持續攀升，在少子女化與高齡化的雙重人口結構變遷下，家庭照顧需求明顯增加，除對社會制度與公共治理帶來深遠影響，也使政府各級機關的人力運用面臨前所未有的挑戰。
在實務運作中，公務人員在經歷生產、育兒或家庭照顧等人生階段時，往往需要暫時離開工作崗位，留職停薪制度如何更貼近公務人員需求，以及當同仁請假或留職停薪時，機關仍須維持正常運作，如何妥善安排代理人力並避免工作負擔過度集中於少數同仁，成為機關人力資源管理的重要議題。
為解開公務人員家庭照顧與機關業務推動的難題，銓敘部積極透過制度調整因應實務需求，於2025年7月3日修正發布各機關職務代理應行注意事項（以下簡稱職代注意事項），考試院及行政院並於2025年11月12日會銜修正發布公務人員留職停薪辦法（以下簡稱留停辦法），另外也即時補充函釋放寬相關規定，透過更有彈性的人事措施，以打造更有溫度的公務職場。
完善各機關職務代理應行注意事項規定，減輕代理人員負擔
服務於地方政府的薦任科員阿原：「股長即將請假生產接著要留停育嬰，很為她高興，但也擔心這段期間，除了要代理股長職務，還有自己的科員業務要處理！」這是阿原的心聲，也是許多期望在職場與家庭間維持平衡的公務人員心情。
職代注意事項係規範公務機關辦理職務代理的重要依據，內容涵蓋代理資格、代理期間及相關行政程序。然而，隨著近年育兒與家庭照顧需求增加，原有規定在實務運作上逐漸顯現困境。
例如，在原有規定下，當薦任以下主管人員請假時，通常由薦任以下非主管人員代理主管職務。然而代理人員仍須同時處理原有業務，形成「一人兼兩職」的情形，長期下來容易造成工作負荷過重，也可能影響行政效率與服務品質。
又在實務上經常出現「先請假再接續留職停薪」的情形。例如公務人員可能先請假處理家庭事務，隨後再申請留職停薪。然而若前段請假期間未達1個月，機關即無法依規定進用約聘僱人員代理，導致人力調度出現空窗。
此外，過去職務代理相關行政程序較為繁複，例如職務代理名冊須定期函送主管機關查考，也可能接受相關機關抽查。這些行政作業對基層人事單位而言，往往增加額外負擔。
為因應前述問題，銓敘部積極檢討修正職代注意事項，從制度鬆綁與行政簡化兩方面進行調整。首先，當薦任以下主管人員因安胎請假、因公傷病請公假等，期間達1個月以上時，或因分娩、流產前後連續請假及休假，代理主管職務的人員，其原有業務得另行約聘僱人員辦理。此一措施可有效減輕代理人員的工作負荷，使其得以專心處理代理職務相關業務。
其次，針對薦任以下非主管人員請假並接續留職停薪的情形，只要期間連續達1個月以上，即可進用約聘僱人員代理，使人力安排得以順利銜接。
此外，制度也同步簡化行政程序，包括縮減約聘職務代理人員登記備查範圍，並廢止職務代理名冊定期函送查考及抽查等規定，降低行政成本，使人事人員能將更多時間投入人力資源管理與組織發展工作。
依據修正後的職代注意事項規定，當阿原的股長因安胎事由請假期間達一個月以上，或因分娩或流產前後，連續請假、休假期間，由阿原代理該主管業務時，阿原本身的科員工作可另外約聘僱人員辦理，不僅減輕代理人員負擔，也確保機關業務得以順利推動，充分展現制度設計對公務人員實際需求的體察與支持。
精進公務人員留職停薪辦法規定，回應家庭照顧需求並維持機關運作
美如科長年紀輕輕就晉升阿嬤行列，看著可愛的金孫，很想育孫留停陪伴金孫長大，但又擔心業務繁忙，如請科裡同仁代理科長業務，同仁還要身兼本身業務，人力吃緊，機關恐難同意，因此遲遲不敢提出申請！
隨著高齡化社會的到來，家庭照顧責任逐漸增加，留停辦法是公務人員在育嬰、育孫及侍親等特定事由下，得暫離職場並保留職位，保障權益的重要規範。然而，部分制度設計在實務運作上仍存在困境，有待進一步調整。
例如：育孫留停附有「孫子女無法受雙親適當養育或有特殊事由」的申請資格限制，且機關得視業務需要決定是否同意；此外，僅得一次申請2年，必要時再延長，使制度上存在一定的不確定性。
另一方面，當薦任以下主管申請育孫或侍親留停，如由薦任以下非主管人員代理其業務時仍須兼顧本身業務，無形中增加申請留停的阻力。
為解決留停人員與代理人員能各自實現他們家庭價值，而無須在天平的兩端做出取捨，銓敘部積極研修留停辦法，從申請條件與人力配套兩方面進行調整。
首先，考量育嬰與育孫在本質上皆為照顧三足歲以下幼兒，因此統一兩者的申請規範，機關均不得拒絕，也刪除但書相關資格限制，同時允許得一次申請至孫子女滿三足歲止，充分尊重家庭照顧分工的多元型態，並積極回應政府鼓勵生育與支持家庭照顧的整體政策方向，讓公務人員得以從容規劃長期照顧安排。
其次，在人力配套方面，薦任以下主管因育孫、侍親留停期間，代理其職務的薦任以下非主管人員，其原有業務得另行約聘僱人員辦理，從制度面消弭機關顧慮，讓育孫與侍親留停不再是機關與申請人之間的兩難抉擇，而是真正體現公務職場對家庭照顧責任的制度性支持。
制度調整後，像美如科長這樣希望陪伴金孫成長的公務人員，即可安心申請育孫留停，而機關也能透過代理機制維持正常運作，使家庭照顧與行政運作得以兼顧。
擴大年度契約定期聘用人員請假或休假時再進用代理人力範圍，銜接生育照顧階段
阿嬌是中央機關年度契約定期聘用人員，一個多月前生產，娩假即將結束，希望先將之前的慰勞假、補休假用完後，再辦育嬰留停。但擔心這段慰勞假、補休假期間，因不能約聘人員代理職務而心情忐忑，無法安心調養身體！
除正式公務人員外，政府機關也有相當比例的年度契約定期聘用人員。這些人員在生產與育兒階段，同樣需要制度支持。
依過去規定，聘用人員聘用條例以年度契約定期聘用人員，於安胎假、產前假、娩假及育嬰留停期間，機關得進用代理人力。然而，在娩假結束至育嬰留停開始之前，若聘用人員尚有慰勞假或補休假，這段期間並未納入可進用代理人力的範圍，制度上造成代理期間的空窗。
實務上，許多聘用人員在娩假結束後，往往仍有累積的假別需要休畢，方辦理育嬰留停。在這段過渡期間，機關無法進用代理人員，業務空窗只能由現有同仁分擔，無形中對聘用人員造成心理壓力，使其不敢休完應有的假別，甚至影響其辦理育嬰留停的意願。
為解決此一問題，銓敘部於2025年10月29日通函中央暨地方各主管機關，放寬依聘用條例以年度契約定期聘用人員，其與安胎事由的請假、產前假、流產假、娩假及育嬰留停前後連接的各種假別、補休假及例假日期間，所遺業務均得再進用聘用人員代理其職務，讓聘用人員從產期到育嬰留停的完整期程，均有制度性的人力安排，也確保各機關得依業務需要靈活調度人力，持續建構安心懷孕、友善生養的公務職場環境。
此一調整使聘用人員代理機制得以涵蓋整個生產與育兒過程，使業務無縫銜接，人力安排更加完整。對聘用人員阿嬌而言，也能在產後調養與照顧新生兒期間安心休假，無須擔心造成同事額外負擔。
結語
透過職務代理、留職停薪及聘用人員代理機制的整體調整，逐步補強公務體系在人口結構變遷下的人力運用制度。相關措施不僅從時間軸上銜接請假與留職停薪等不同階段的人力安排，也兼顧請假人員、代理人員與機關業務運作三方需求，使公務人力資源管理更加彈性且具人本關懷，有助於提升公務人員在工作與家庭之間取得平衡的能力。當公務人員在面臨生產、育兒或家庭照顧等人生重要時刻時，能感受到制度的支持與理解，也有助於建立更穩定且具韌性的公共服務體系。
展望未來，隨著社會環境與家庭型態持續變化，人事制度仍須持續檢討與精進。唯有在提高行政效率的同時，兼顧家庭支持與人性關懷，方能逐步建構兼具績效與溫度的現代公務職場環境。
延伸閱讀
．論政府機關職務代理之法制化 / 梁永興 / 文官制度季刊第6卷第2期